Deals stagnants dans HubSpot : les détecter, les traiter, les empêcher de revenir

En bref : un deal stagnant est une opportunité ouverte qui n'a pas changé d'étape depuis plus de N jours. Dans HubSpot, la propriété hs_time_in_latest_deal_stage donne ce délai directement. Le seuil dépend du cycle de vente (14 jours pour un cycle d'un mois, 30 pour un cycle d'un trimestre). Un deal stagnant n'est pas à supprimer : il est à qualifier, puis à sortir du forecast tant qu'il n'a pas de prochaine activité.

Pourquoi les deals stagnants coûtent cher

Ils gonflent le pipeline, donc le forecast. Un deal de 40 000 € en « Proposition envoyée » à 55 % depuis 70 jours compte 22 000 € dans la prévision du mois, pour une signature qui n'arrivera pas. Multipliez par une dizaine de deals et le forecast est faux de plusieurs dizaines de milliers d'euros, ce qui explique une partie des écarts décrits dans notre article sur les forecasts faux. Ils cachent aussi les vrais goulots : une étape pleine de deals morts affiche un taux de conversion qui ne veut plus rien dire.

Les mesurer dans HubSpot

Trois sources, par ordre de fiabilité :

1. hs_time_in_latest_deal_stage : temps passé dans l'étape actuelle, en millisecondes. Divisez par 86 400 000 pour obtenir des jours. C'est la mesure exacte de la stagnation.
2. Les dates d'entrée par étape (hs_v2_date_entered_<étape>) : utiles pour reconstituer l'historique et calculer les délais moyens par étape.
3. hs_lastmodifieddate : date de dernière modification, quel que soit le champ. Approximation acceptable quand la première propriété est vide.

Dans un rapport HubSpot, filtrez les deals ouverts dont le temps dans l'étape dépasse le seuil, triés par montant décroissant. Vous obtenez la liste à traiter et son poids dans le pipeline.

Quel seuil choisir

Le seuil doit dépasser le délai moyen de l'étape, pas d'une moyenne globale. Si vos deals passent en moyenne 6 jours en « Démo réalisée » et 18 jours en « Négociation », le seuil de stagnation n'est pas le même pour les deux. À défaut d'historique, une règle simple : la moitié de votre cycle de vente moyen. Cycle de 30 jours → seuil de 14 jours ; cycle de 90 jours → seuil de 30 à 45 jours.

Que faire des deals stagnants

• Qualifier, pas supprimer. Chaque deal stagnant reçoit une décision : une prochaine activité datée (il reste, avec sa vraie probabilité) ou un passage en perdu avec une raison (la raison de perte est une donnée précieuse).
• Sortir du forecast. Tant qu'un deal n'a pas de prochaine activité, sa probabilité effective est proche de zéro. Le forecast doit l'ignorer ou le pondérer à part.
• Traiter par montant. Les cinq plus gros deals stagnants concentrent souvent l'essentiel de l'enjeu.

Les empêcher de revenir

La stagnation est un symptôme de process : pas de prochaine activité obligatoire, pas de revue de pipeline hebdomadaire, pas d'alerte. Trois garde-fous :

• Une prochaine activité obligatoire à chaque changement d'étape.
• Une alerte automatique au propriétaire dès qu'un deal dépasse le seuil, avec le montant.
• Une revue hebdomadaire des stagnants, dix minutes, triés par montant.

Revold lit les deals stagnants chaque matin dans le brief Ventes, par pipeline, avec un seuil de jours configurable par équipe, et les liste dans l'audit CRM avec les deals sans montant et sans date de fermeture. Le forecast pondéré de la plateforme est calculé à partir de la date de fermeture et de la probabilité d'étape, ce qui rend l'effet des stagnants visible ; la méthode détaille les signaux surveillés.